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10.1型Windowsタブレット
WN1003-Proが無駄な会議を削減!?
会議室管理の極意と効果について

株式会社 エムティーアイ
ロゴ

株式会社エムティーアイ 情報システム部 小屋野 寛 氏

株式会社エムティーアイ情報システム部 小屋野 寛 氏

音楽・動画・書籍を配信する総合WEBサイト「music.jp」やライフステージや悩みにあわせて女性の一生をサポートする健康情報サービス「ルナルナ」をはじめ、数多くのサイトやアプリを提供する同社では、サービスの企画会議、評価会議などプロジェクトチーム(事業部)会議が頻繁に行われ、現場から「会議室が確保しにくい、予約が取りにくい」、「会議室が不足している」といった声が社内から聞こえ始めました。そこで、情報システム部が上記実態把握、改善のために会議室管理システム【CC-SmartReservation】と【10.1型WindowsタブレットWN1003-Pro】を導入するまでの経緯や効果を同社 情報システム部 小屋野 寛様に伺いました。

CC-SmartReservation

 
問題の根本は「会議室不足」ではなかった

―まず着手されたことはなんでしょうか?

弊社では、社外(お客様)打合せ、社内打合せ、オープン利用の3種・計30室の会議室を確保しています。本社従業員のうち会議室を利用する可能性は約1,000名いますが、「会議室が足りない」という声に対し、実態を把握することからまず着手しました。各事業部に対するヒアリングとスケジューラーを調査すると、

・仮予約という名称で押さえられているが会議を行った実態がない
・帯予約で押さえられているが、指定時間以内に完了し空室状態が発生している
・予約時間を延長せずに会議室を占領し続けている場合がある
・役職者が参加する会議を中断し予約時刻を超過していることを告げられない

上記結果から、会議室が足りていないのではなく、会議室の実利用とスケジューラーに登録されている内容の齟齬が原因であり、会議室の実利用率をあげ、さらに会議室利用ルールを新設することで解消できる問題であると判断しました。

 
会議室管理にCC-SmartReservation ( Skype for Business連帯 ) を
採用した理由は?

―会議室管理システムも数種(数社)からリリースされていますが採用理由をお聞かせください。

各社サービスを調査した結果、会議室管理しか行えない製品、UIが操作しにくく管理する側、使う側ともに浸透に苦慮しそうと思える製品がありました。CC-SmartReservationは、Office 365連携が可能なため、Outlookスケジューラーから会議予約(時間、人、場所)が行え、Onedriveとの同期により会議音声をクラウド上に録音することも可能など、現在利用しているMicrosoft Office365との親和性が高く、操作性も簡単な部分がとても魅力的でした。

 
操作性、視認性、親和性の高さが
10.1型Windowsタブレット導入の決め手

10.1型Windowsタブレット WN1003-Pro
10.1型Windowsタブレット WN1003-Pro

―なぜ10.1型Windowsタブレットを選択されたのでしょうか?

価格重視で選べばAndroidタブレット、デザインとスペックであればiPadのように選択肢は多数ありますが、Office365が基盤となるため親和性の高いWindows 10搭載タブレットをまず軸に選定を進めました。数種試す中で、会議中に予約内容を変更する場合、ソフトウエアキーボードで文字入力する必要があるため操作性と視認性を考え10型以上のタブレットが最適であるという結論に至りました。mouseの WN1001-Pro / WN1003-Pro は、価格、OS、画面サイズ全ての要求を満たし、タッチ操作、文字入力、レスポンス、画面視野角も問題ないため導入を決めました。

 
会議室の利用率向上が残業を減らす!?

―運用開始してから社員の反応、効果はいかがでしょうか?

実はまだ、正式リリースは行っておらず、特定の会議室にのみ展開したプレリリース段階です。とはいえ、2016年の11月にプロジェクトを立ち上げ、1月に各社(サービス、端末)の評価、3月にプレリリースと短い時間であるが、効果の確信があります。運用の仕組みですが、予約時刻開始時間から5分以内に端末上に表示されている「会議開始」ボタンをクリックしないと、スケジューラーに登録された会議予約が自動的にキャンセルされます。また、会議終了時刻の5分前に、終了を促すメッセージが流れ、会議中に予約内容の変更が生じた場合は端末側から変更を行う、この3点のみとなります。左記結果を可視化するために、会議室管理のログと BIツールを利用して「会議室毎の利用率」、「事業部単位での利用数」、「予約者単位での登録数と利用率」の可視化、集計データを各事業部へ周知展開をしています。これにより、「時間通りに会議が終えられる頻度が増えた」、「時間内にタスク完了目指す意識が身についた」、「会議室をノックして終了を促す心理的負担が軽減した」、「無駄な会議が減った気がする」、「なんとなく残業せずに帰れる日が増えた」とポジティブな意見が多く聞かれました。実際BIツール上で利用率を見ていても、利用率100%ということはなく、実態として「会議室不足」は生じていないことが分かりました。

―今後正式リリースに向けて課題はありますか?

課題は3つあります。一つ目にタブレットを固定する台座の品種が少ないこと。タブレットのIOポート、ケーブル類を邪魔しないものを選択しようとすると、更に選択肢が狭まり結果高価な製品を選ばざる負えない状況でした。二つ目に、タブレット側が持つ「時刻」とOffice365が持つ「時刻」にずれがある場合、通信エラーが発生しCC-SmartResevertionが端末上で正常稼働しないことがあるため、現在Microsoft社へ調査依頼しています。三つ目にWiFi混線による通信障害が発生すること。会議室内に、管理タブレット、参加者のノートPCが集中することで混線が発生し、通信障害を招くこともあります。よって、5GHzに対応したWiFi端末と基地局をきちんと設計し導入することをお勧めします。

BI上に表示される会議室の利用状況
BI上に表示される会議室の利用状況

近年のタブレット利用シーンでは、営業ほか外出時の持ち歩き、オフサイト作業員のマニュアル表示、顧客サービス提供者の契約申し込み、POSレジシステムなど様々な場面で活用シーンが広がっているが、会議室システム連動端末としても有効であることが実証される例であった。今後もお客様の声、各利用シーンに最適な製品の提供を目指していきたい。

※CC-SmaratReservation は株式会社クロスキャットの製品、登録商標です。

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  • Windows 10 Pro 搭載 10.1型タブレットPC
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