10.1型 Windows タブレット WN1003-Pro が無駄な会議を削減!? 会議室管理の極意と効果について

弊社では、社外(お客様)打合せ、社内打合せ、オープン利用の3種・計30室の会議室を確保しています。本社従業員のうち会議室を利用する可能性は約1,000名いますが、「会議室が足りない」という声に対し、実態を把握することからまず着手しました。各事業部に対するヒアリングとスケジューラーを調査すると、

上記結果から、会議室が足りていないのではなく、会議室の実利用とスケジューラーに登録されている内容の齟齬が原因であり、会議室の実利用率をあげ、さらに会議室利用ルールを新設することで解消できる問題であると判断しました。

各社サービスを調査した結果、会議室管理しか行えない製品、UIが操作しにくく管理する側、使う側ともに浸透に苦慮しそうと思える製品がありました。CC-SmartReservationは、Office 365連携が可能なため、Outlookスケジューラーから会議予約(時間、人、場所)が行え、Onedriveとの同期により会議音声をクラウド上に録音することも可能など、現在利用しているMicrosoft Office 365との親和性が高く、操作性も簡単な部分がとても魅力的でした。

価格重視で選べばAndroidタブレット、デザインとスペックであれば iPad のように選択肢は多数ありますが、Office 365 が基盤となるため親和性の高いWindows 10搭載タブレットをまず軸に選定を進めました。数種試す中で、会議中に予約内容を変更する場合、ソフトウエアキーボードで文字入力する必要があるため操作性と視認性を考え10型以上のタブレットが最適であるという結論に至りました。mouseの WN1001-Pro / WN1003-Pro は、価格、OS、画面サイズ全ての要求を満たし、タッチ操作、文字入力、レスポンス、画面視野角も問題ないため導入を決めました。

実はまだ、正式リリースは行っておらず、特定の会議室にのみ展開したプレリリース段階です。とはいえ、2016年の11月にプロジェクトを立ち上げ、1月に各社(サービス、端末)の評価、3月にプレリリースと短い時間であるが、効果の確信があります。運用の仕組みですが、予約時刻開始時間から5分以内に端末上に表示されている「会議開始」ボタンをクリックしないと、スケジューラーに登録された会議予約が自動的にキャンセルされます。また、会議終了時刻の５分前に、終了を促すメッセージが流れ、会議中に予約内容の変更が生じた場合は端末側から変更を行う、この3点のみとなります。左記結果を可視化するために、会議室管理のログと BIツールを利用して「会議室毎の利用率」、「事業部単位での利用数」、「予約者単位での登録数と利用率」の可視化、集計データを各事業部へ周知展開をしています。これにより、「時間通りに会議が終えられる頻度が増えた」、「時間内にタスク完了目指す意識が身についた」、「会議室をノックして終了を促す心理的負担が軽減した」、「無駄な会議が減った気がする」、「なんとなく残業せずに帰れる日が増えた」とポジティブな意見が多く聞かれました。実際BIツール上で利用率を見ていても、利用率100%ということはなく、実態として「会議室不足」は生じていないことが分かりました。

課題は3つあります。一つ目にタブレットを固定する台座の品種が少ないこと。タブレットのIOポート、ケーブル類を邪魔しないものを選択しようとすると、更に選択肢が狭まり結果高価な製品を選ばざる負えない状況でした。二つ目に、タブレット側が持つ「時刻」とOffice 365が持つ「時刻」にずれがある場合、通信エラーが発生しCC-SmartResevertionが端末上で正常稼働しないことがあるため、現在Microsoft社へ調査依頼しています。三つ目にWiFi混線による通信障害が発生すること。会議室内に、管理タブレット、参加者のノートPCが集中することで混線が発生し、通信障害を招くこともあります。よって、5GHzに対応したWiFi端末と基地局をきちんと設計し導入することをお勧めします。

近年のタブレット利用シーンでは、営業ほか外出時の持ち歩き、オフサイト作業員のマニュアル表示、顧客サービス提供者の契約申し込み、POSレジシステムなど様々な場面で活用シーンが広がっているが、会議室システム連動端末としても有効であることが実証される例であった。今後もお客様の声、各利用シーンに最適な製品の提供を目指していきたい。

※CC-SmaratReservation は株式会社クロスキャットの製品、登録商標です。