WPS Spreadsheetsとはキングソフトが提供する「WPS Office」に含まれる、行と列の表形式でデータを管理、編集、分析する表計算ソフトです。
この記事では、WPS Spreadsheetsでデータソートの基本的な方法からカスタムソート方法まで、具体的な手順をわかりやすく紹介します。
データソートはどんな時に役に立つ？
エクセルやスプレッドシートでデータを管理する場面はたびたびありますが、データソートを行うことで情報の整理と分析を効率的に行うことができます。以下に、具体的な活用場面をいくつかご紹介します。
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売上分析 |
売上データを商品別・地域別・価格帯別・担当者別などでソートすることで、どの要素が貢献しているか把握することができる |
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財務管理 |
日付・カテゴリ・金額などでソートすることで予算管理が容易になります |
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在庫管理 |
在庫数や仕入れ日などでソートすることで在庫の過不足を把握することができる |
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プロジェクト管理 |
タスクの内容・期限・担当者・優先度などでソートすることで、タスクの進捗状況の把握が容易になります |
基本的なデータソートの設定方法
並び替えを行いたいデータのセルを選択します。例では、カテゴリで並び替えを行うためC3セルを選択します。
メニューバーの「データ」から「並べ替え▼」オプションを選択します。
プルダウン内の「昇順」または「降順」をクリックするとデータソートが完了です。
※ 「昇順」は「A→Z / あ→を」、「降順」は「Z→A / を→あ」になります。
カスタムソートの設定方法
「昇順」または「降順」以外の順番でデータソートをする場合は並び替えオプションで設定を行います。
メニューバーの「データ」から「並べ替え」オプションを開き「並び替え」を選択します。
「並び替え」パネルで「列」、「並び替えのキー」、「順序」を設定します。
例では、「列」：「仕入れ日」、「並べ替えのキー」：「フォントの色」、「順序」：「自動」「下」と設定します。
設定内容を入力後、「OK」をクリックすると「仕入れ日」の列を基準にフォントが赤字の項目が上に、黒字が下にソートされました。
※「並び替えのキー」の選択内容とセルの状態によって「順序」の項目が変化します。
「仕入れ日」のフォントの色でソートした後、さらに並び替えを行う場合は追加で設定を行います。「並び替え」パネルの「レベルの追加」をクリックし「次に優先されるキー」を設定します。例では、「列」：「カテゴリ」、「並べ替えのキー」：「値」、「順序」：「昇順」に設定します。
「次に優先されるキー」を設定後、「OK」をクリックすると「仕入れ日」と「カテゴリ」を基準としたデータソートが反映されました。
例では、「仕入れ日」のフォントの色でソートされ、さらにその中で「カテゴリ」の「値」で昇順でソートされました。
おすすめの設定
データソートを使用する際のおすすめの設定をご紹介します。
ヘッダー行の固定
データのヘッダー行を固定することで、データ数が多くてスクロールが発生した場合でもタイトルが常に表示され、データの内容を簡単に確認することができます。
固定したい行の、次の行のセルを選択します。メニューバーの「表示」から「ウィンドウを固定」のプルダウンを開き「凍結する行」を選択することでヘッダー行を固定することができます。例では、1行目と2行目を固定するためA3セルを選択した状態で「凍結する行」を設定しました。
データの入力規則を設定
入力する値が決まっている項目に場合は、データの入力規則でプルダウンメニューを設定することで特定の値のみが入力され、入力ミスを防ぐことができます。
任意のセルにプルダウンの値を入力し、メニューバーの「データ」から「入力規則」を選択します。
入力規則のパネルが開くので、「許可」から「リスト」を選択し、「ソース」をプルダウンリストの値が入力されているセルを選択して「OK」をクリックすると設定が完了です。
まとめ
WPS Spreadsheetsでデータを効率的に管理するためには、ソート機能が便利です。「データ」タブの「並べ替え」から簡単に設定でき、設定を追加することで複数の条件でのソートも可能です。
この記事でご紹介した設定方法を参考に、WPS Spreadsheetsで効率的にデータを管理していきましょう。
